Schaffe mehr in weniger Zeit - Teil 1: Squeezing
Scott Young stellt in seinem Weblog eine Strategie vor, mit der er mehr Dinge in weniger Zeit schafft.
Dabei verfolgt er mit drei verschiedenen Ansätzen das gleiche Ziel: höhere Produktivität sicherzustellen. Wie kann das erreicht werden?
Nach seinen Ausführungen, geht das wie folgt:
- Die Zeit, die eine Tätigkeit benötigt, minimieren
- Tätigkeiten aus dem Tagesprogramm entfernen, die von anderen besser erledigt werden können oder einfach nicht wichtig sind
- Neue Tätigkeiten aufnehmen, sodass andere hinten runterfallen (müssen)
Die Idee ist eigentlich ziemlich interessant, wenngleich sich die meisten vermutlich etwas schwer mit der Umsetzung tun werden. Aber vorher möchte ich die Ideen nochmal kurz durchsprechen:
Durchführungszeit minimieren
Wie kann man die Zeit reduzieren, die für eine Tätigkeit benötigt wird? Das kann auf verschiedene Weise erfolgen. Man kann
- den Umfang der Tätigkeit reduzieren - muss man jemanden erst anrufen und im Nachhinein den Inhalt nochmal per eMail bestätigen oder reicht die eMail nicht einfach aus? Muss eine Präsentation tatsächlich noch überarbeitet werden, um “fancy” zu sein oder geht es nicht vielmehr um den Redner und dessen Inhalt?
- die Arbeit schneller erledigen - kenne ich die Shortcuts der Anwendung? Kann ich Arbeitsschritte automatisieren (z.B. mit AutoHotKey)? Kann ich Vorlagen nutzen?
Das ganze ist eine Umstellung in der Denkweise, indem ich nicht einfach meine Arbeit mache, sondern aktiv versuche, die Arbeit bei gleicher Qualität schneller zu erledigen. Zu einigen Möglichkeiten werde ich noch separat etwas schreiben, bzw. eine Linkliste erstellen.
Ansonsten kann man auch einfach Überlegen, ob nicht externe Faktoren einen in der Arbeit beschränken? So kann beispielsweise ein zweiter Monitor sehr viel mehr bewirken, da man einfach mehr auf dem Bildschirm sieht, als jede Automation. Auch ein größerer Monitor kann helfen, wenn man viel “scannen” muss, da die Zeit für das Scrolling wegfällt. Und zu guter letzt gehört schnellere Hardware mit in den Plan. Wenn man untätig auf das Starten von Programmen warten muss und in der Zeit nichts anderes machen kann, könnte mehr Speicher oder ein anderer Arbeitsplatz ebenfalls die Produktivität steigern. Und die Kosten, die das dem Arbeitgeber verursachen sind evtl. gar nicht von Relevanz, da die PC Mietkosten sowieso anfallen oder das Gerät bereits abgeschrieben ist.
Überflüssige Tätigkeiten entfernen
Wer träumt nicht in der Gegend rum oder liest Nachrichten? Sicherlich einige! Aber wißt ihr auch, wieviel Zeit dafür drauf geht? Gerade das Tagträumen kann unglaublich viel Zeit kosten. Ich plädiere nicht dafür, Tagträume komplett zu streichen, allerdings sollte man die Zeit bewußt einplanen, um nachher kein schlechtes Gewissen zu bekommen.
Neue Tätigkeiten einfach mitmachen
Wie soll das gehen, werdet ihr fragen? Ganz einfach - entweder, die Tätigkeiten können noch miterledigt werden oder eben nicht. Können sie mitgemacht werden, habt ihr die Produktivität gesteigert! Geht es nicht, müsst ihr gucken, welche Tätigkeiten weniger wichtig sind. Diese müssen dann entweder fallen gelassen werden, oder jemand anders erledigt sie.
Das Ziel der ganzen Übung ist, diejenigen Tätigkeiten zu finden, die nur ihr erledigen könnt bzw. für die ihr am besten geeignet seid. Nur mit solchen Tätigkeiten könnt ihr euer Profil schärfen und eure Produktivität maximieren - und maximale Produktivität bedeutet nicht, nur noch zu arbeiten, sondern die Zeit bestmöglich zu nutzen! Entweder zum Wohle einer Firma oder um euch selbst willen!
Fazit
Es ist nicht einfach, seine Produktivität zu steigern, aber es gibt ein paar Möglichkeiten. Schlussendlich läuft alles auf Verdrängung heraus: unwichtiges wird verdrängt, überflüssiges fällt hinten runter oder wird von anderen erledigt.
Das Ziel ist immer, diejenigen Aufgaben zu finden, die man am besten erledigen kann und sich auf diese zu fokussieren. Damit ereicht man einen maximalen ROI (=Retun On Investment). Und investierte Zeit sollte sich auch auszahlen - auf die eine oder andere Art und Weise 
Tags: Produktivität