The Spoken Word

In der Software-Entwicklung kommt es immer wieder zur Anschuldigung, die verwendeten Prozesse wären schwergewichtigt und zäh - eine Anschuldigung die zum guten Teil richtig ist.Viele Teams verkomplizieren sich die Arbeit massiv, indem Dokumentationen erstellt werden, Meetings anberaumt werden, Entscheidungsträger definiert werden - nur “geschafft” wird wenig.

Um aus dieser Falle zu gelangen, kann Pragmatik helfen. Die schlichte Fragestellung: “Wie kann ich mein Problem am einfachsten lösen?” verhilft hierbei zur Lösung. Es geht bei einfach pragmatischem Vorgehen nicht darum, möglichst elegante Lösungsszenarien zu entwerfen oder komplexe Patterns anzuwenden - sondern einfach nur das Problem zu lösen.

Ein pragmatisches Vorgehen ist gerade im Projektgeschäft außerordentlich hilfreich, da es zumeist positiv von den Kunden aufgenommen wird, wenn man sich nicht verkünstelt, sondern schlicht das Problem auf den Punkt bringt und dazu eine Lösung anbietet.

Andererseits ist pragmatisches Vorgehen aber auch eine Gefahr! Durch die “Möglichkeit”, Änderungen schnell umzusetzen und evtl. die erste (aber nicht unbedingt beste Lösung) zu verwenden, können schnell Kurzschlußhandlungen entstehen, die einem im späteren Projektverlauf massiv das Leben schwer machen oder aber wieder Änderungen nach sich ziehen.

Den Spagat zwischen Pragmatik einerseits und der Vermeidung von Schnellschüssen andererseits stellt die “konsequente Umsetzung” dar.

Was ist darunter zu verstehen?

Ganz einfach - tritt ein Problem auf, wird pragmatisch analysiert, wie das Problem gelöst werden kann. Die gefundene Lösung wird dann aber konsequent auf ihre Tragfähigkeit analysiert. Dabei müssen alle relevanten Aspekte mit einbezogen werden (funktional wie auch nicht-funktional). Nur durch eine solche Vorgehensweise kann sichergestellt werden, dass die bestehenden Probleme einerseits gelöst werden, andererseits aber eine “Zukunftssicherung” mit einfließt.

Auf Prozessthemen angewendet bedeutet dies, dass im Rahmen einer pragmatischen Lösungsfindung die Entscheidung getroffen werden kann, eine zusätzliche Entscheidungsinstanz einzuführen. Konsequenterweise bedeutet dies aber auch Zeitaufwand, der mit eingeplant werden muss. Dabei bedeutet Planung in diesem Fall auch, dass es nicht nur eine Kostenstelle gibt, sondern im Zeitplan tatsächlich eingetragen werden muss.

Diese Konsequenz in der Umsetzung ist gerade zu Anfang, oder aber in eingeschliffenen Teams, außerordentlich schwierig. Da dort überwiegend gelebte Prozesse vorhanden sind, ist die Umsetzung natürlich ein Problem, da es hier um Veränderung bestehenden Verhaltens geht. Diese Veränderung kann nur durch stete Kontrolle und Erinnerung (nicht aber Ermahnung) einhergehen.

Insgesamt löst “konsequente Pragmatik” diverse Probleme, die vielen schwergewichtigen Prozessen zugeschrieben werden. Im Kern kommt es, wie immer, darauf an, dass kein Thema überbewertet wird, aber auch nicht vernachlässigt wird. Eine pragmatische Lösungsfindung, aber konsequente Umsetzung kann auch die Verwendung von schwergewichtigen Prozessen vereinfachen.

P.S.: Was ich natürlich nicht erwähnt habe, wenngleich es mindestens den gleichen Stellenwert hat, ist die Seite der “Betroffenen”. Diese sind verständlicherweise auch gehalten, Prozesse zu leben und dies wechselseitig zu forcieren - sprich genau das Verhalten auch von Kollegen einzufordern. Verwendet man keine konsequente wechselseitige “Ermahnung”, verwässern die Strukturen. Andererseits: Wenn Prozesse und damit möglicherweise einhergehende Verbesserungen nicht von allen Beteiligten gewollt werden, kann man sich natürlich wunderbar die Zähne daran ausbeißen, diese einzuführen/umzusetzen

Zusammenfassung: Jeder hat Methoden, die täglichen Aufgaben zu bewältigen - sei es eMails, Telefonanrufe, Bankgeschäfte. Was wir meistens nicht tun, ist diese Prozesse und Verfahren in regelmässigen Abständen zu betrachten und zu überlegen, wie diese vereinfacht werden können. Die meisten Prozesse sind verkünstelt, vieles lässt sich vereinfachen - mit dem Ziel, höhere Produktivität und mehr Spass dabei zu haben.

Wie sieht das übliche Vorgehen aus? - wir werden mit Anforderungen konfrontiert und wollen diesen gerecht werden. Das können so unterschiedliche Dinge sein, wie

• eMails zeitnah beantworten
• Anfragen “sofort” bearbeiten
• Projekte pünktlich und in hoher Qualität fertig stellen
• Bankgeschäfte pünktlich erledigen
• etc.

Das Problem dabei ist, dass wir uns Prozesse überlegen, wie wir überhaupt mit den Problemen umgehen können. Aber denken wir auch daran, wie wir diese vereinfachen - streamlinen - können? Die wenigsten tun dies vermutlich und dieses Potenzial liegt dann brach.

Was können wir tun? - Einfach überlegen, wie wir bisher arbeiten und was uns daran stört!

• Füllen wir Ãœberweisungen per Hand aus oder verwenden wir Online-Formulare oder benutzen gar Einzugsermächtigungen
• Verwenden wir Werkzeuge (offline wie online :)) effizient, oder hakt es in der Verwendung
• Liefern wir die Qualität, die wir uns selber wünschen würden, oder warum schaffen wir es nicht?

All diese Fragen führen uns weg von dem Vorgehen, wie wir es gewöhnt sind, wie wir es uns erarbeitet haben und zeigen mit erhobenem Zeigefinger auf Stellen, die vielleicht nicht rund laufen und deshalb verbessert werden könnten. Aber da Veränderung und Verbesserung nichts schlechtes ist, können wir uns darüber freuen. Haben wir Problempunkte gefunden, können wir diese aktiv angehen - ohne deren Kenntnis ist das erheblich schwieriger.

Wie finden wir Verbesserungen? - Ein schwieriger, aber eigentlich auch spannender Punkt! Um Prozesse zu verbessern kann man mehrere Möglichkeiten ausprobieren. Die Entscheidung, welche Variante einem persönlich am Besten gefällt, am Besten liegt, muss jeder selber treffen:

• MindMapping/Brainstorming - das Problem wird in die Mitte gestellt und darum herum schreibt man Ideen auf, ohne sie zu bewerten. Hat man keine Ideen mehr, sortiert man durch die gefundenen und überlegt sich, was praktikabel umsetzbar ist
• Analogien - das Problem wird abstrahiert und man sucht Lösungen aus anderen Bereichen. Warum das Rad neu erfinden, wenn es bereits Lösungen gibt? Diese sind vielleicht nicht optimal, funktionieren aber und müssen vielleicht nur geringfügig angepasst werden!
• Gespräche - glücklicherweise haben wir Freunde, Bekannte, Kollegen! Vielfach hilft ein kurzes Gespräch, eine Lösung zu finden, die einem selber alleine nicht eingefallen wäre
• Fragen - Eine mächtige Waffe! Wenn man einen Prozess hinterfragt - Warum muss etwas so geschehen, Wieso kann es nicht anders laufen, Muss dieser Schritt gemacht werden, Kann jenes nicht später erledigt werden - prüft man seine Notwendigkeit auf eine ungeahnt fruchtbare Art und Weise. Man lernt mehr über den Sinn und Zweck und findet oftmals ein Hintertürchen, um doch Veränderungen einzuführen

Hat man etwas gefunden, was einem vermutlichen helfen wird, kommt es nur noch darauf an, sich bewußt dafür zu entscheiden, diese Lösung anzunehmen und umzusetzen. Durch die eigene, bewußte Entscheidung wird es erheblich einfacher, das auch stringend zu halten.

Also: Viel Spass beim Vereinfachen von Allem Komplizierten!

Bitte schreibt auch Eure Meinung zu dem Thema, ich habe vermutlich noch hunderte gute Ideen nicht aufgeführt!