The Spoken Word

InfoHesive is a product of 2BrightSparks and is a personal information management application. It is meant to organize Files, URLs, Articles, eBooks and whatever can be structurized within a single application.

Overview

The application aims at organizing informations of all kinds into a structured view. For that, the main window is splitted vertically to have a outline view of the information structure on the left side and the editor view on the right side.

The structure from 2BrightSparks is as follows:

Every aspect put into InfoHesive is managed as a project, which is stored in a proprietary file format. There are three types of projects which can be created:

• Project - Here, all generic information can be archived and structured
• eBook - This is a project only with Topics and Articles. No File or URL links can be inserted. This is the preferred format for people writing eBooks they want to publish. InfoHesive offers the ability to publish written eBooks as an executable using the proprietary InfoHesive viewer.
• Help File - This is  a project pretty much comparable to the eBook style.

Features

The application offers the following benefits:

• Easily creatable structure with topics and subtopics
• A topic can consist of topics, articles, URL links, File links
• Each entry can be annotated/described and also be linked to other pages within InfoHesive

Personal Experience

I’m a fairly ew user to InfoHesive, though the concept to store very different things is quite appealling. What I, up to now, dislike is the necessity to keep files on the file system and not being able to embed it directly into the InfoHesive "project".

Since that, I use a central folder where all information is loosely organized. Any files in this folder are linked to at least one InfoHesive entry, so that I don’t pollute the folder with uninteresting information or non-organized information.

This section will be expanded as my usage improves (and with it my understanding on how to work with this application).

Any critics/comments are highly welcome!

Das Thema "personal development" oder auch "personal growth" ist etwas, dass uns wie ein Hype verfolgt. Getrieben durch omnipräsenten Vorreiter "Amerika" werden unzählige Bücher veröffentlicht, Seminare zu allen möglichen Themen angeboten, um die Menschen "weiter zu entwickeln". Darunter fallen solche Dinge wie

• Zeitmanagement (time management)
• Ziele setzen und erreichen (goal setting)
• emotionale Intelligenz oder auch Einfühlungsvermögen (emotional intelligence)
• ….

Die Lüge des Patentrezept’s

Angeblich gibt es die Methodik schlechthin für jedes dieser Gebiete und wenn man diese Methodik anwendet, funktioniert der Rest quasi "von alleine". Das das ziemlich einfach gedacht ist, dürfte jedem klar sein. Schließlich gibt es nicht DAS Patentrezept für jeden Menschen - was für den einen vielleicht wunderbar funktioniert, klappt bei dem anderen überhaupt nicht. Aber das ist auch gut so, denn jeder Mensch ist individuell verschieden und funktioniert nach anderen Prinzipien.

Es gibt kein Patentrezept für individuelle Probleme. Alles im Bereich der persönlichen Entwicklung funktioniert nur sehr individuell.

Die angebotenen Möglichkeiten sollte man sich anschauen, aber was funktioniert, sagt einem nicht die Methode, sondern die Resultate, wenn man eine Methode ausprobiert.

Und falls eine Methode nicht passt: Abändern bzw. austauschen - findet etwas, dass für euch funktioniert! 

Eine relativ einfache Möglichkeit, diesen ganzen Seminar- und Buchzauber zu "unterwandern" ist aber das naheliegende zu versuchen: Beobachtung! Dabei geht es nicht darum, willkürlich seine Umwelt zu betrachten und zu schauen, wie diese funktioniert, sondern diejenigen Personen zu beobachten, die etwas besser machen, als man selbst!

Beobachten und daraus Lernen ist universell - auch für die persönliche Entwicklung

Die Evolution ist ein kontinuierlicher Prozess der zwar auch viel mit ausprobieren zu tun hat (Gen-Mutation lässt grüßen), aber eine Entwicklung in der Breite funktioniert am besten durch Imitation - Nachahmung. Jeder weiß, in welchen Bereichen er sich verbessern kann, wenn man eine Woche einmal rückblickend Revue passieren lässt und sich die Frage stellt: Was hätte besser funktionieren können? Hier geht es darum, Problemfelder zu identifizieren:

• chaotische Termine
• unstrukturiertes, "sprunghaftes" Arbeiten (vom einen Problem zum Anderen und wieder zurück)
• Zerstreutheit
• …

Da wird sich vermutlich jeder wiederfinden. Sobald wir diese Punkte kennen, können wir sie angehen - vorher nicht! Wenn man jetzt über ein einzelnes Problemfeld nachdenkt - wirklich nur eines! - dann fallen einem in aller Regel sofort Personen ein, die es besser machen, als man selbst:

Kollege XY ist da viel besser - der bekommt das einfach hin.

Hier klappt etwas überhaupt nicht, hätte das XZ gemacht, wäre das schon durch

Falls einem niemand solches einfällt - denkt einfach mal etwas stärker "out-of-the-box"! Welche Person in eurer Umgebung kommt mit euren Problembereichen besser klar, als ihr selber? Ich bin mir sicher, dass sich da jemand finden lässt!

Wenn ihr eine solche Person identifiziert habt:: beobachtet! Wie arbeitet derjenige/diejenige, wie agiert er/sie. Nimmt er Arbeiten an oder wiegelt er ab, sagt er zu, bereitet er sich auf Besprechungen vor, kritisiert er sehr schnell oder nicht?

Andere Menschen, die man als "Vorbilder" betrachtet, zu beobachten, ist der einfachste und effektivste Weg, Vorschläge und Ideen für persönliche Verbesserungen zu bekommen!

Sobald ihr ein Gefühl dafür gewonnen habt, wie euer Vorbild agiert, überlegt euch, wie ihr dieses Verhalten, was ja offenbar funktioniert, adaptieren könnt. Es geht nicht darum, das Verhalten 1:1 zu übernehmen und damit, quasi, die Person zu kopieren! Ziel dieses Schrittes ist es zu entscheiden, wie ihr die Vorzüge des Verhaltens in euer eigenes Leben integrieren könnt. Was bedeutet das praktisch:

Wenn ihr neuen Aufgaben immer sehr schnell zustimmt (einfach weil ihr sie erfüllen möchtet, oder aber weil ihr euch bedrängt fühlt), euer Vorbild jedoch sehr zurückhaltend ist - übernehmt das Verhalten. Kommt jemand auf euch zu und möchte, dass ihr eine Aufgabe erledigt: vertröstet ihn auf später. Behaltet euch die Antwort vor und denkt erst in Ruhe darüber nach. Prüft euren Kalender, ob ihr überhaupt Zeit dafür habt und erklärt dies auch offen - nichts ist schlimmer, als Erwartungen, die ihr durch Zusagen schürt, zu enttäuschen.

Es gibt hunderte Beispiele, die ich hier gar nicht alle aufführen möchte (bei konkreten Fragen: schreibt eine Mail oder hängt einen Kommentar an!), aber versucht aus dem Verhalten anderer Muster abzuleiten. Diese Muster können unterschiedlich umgesetzt werden und ihr müsst den Weg finden, der für Euch am besten funktioniert!

Der stete Tropfen höhlt den Stein

Eine Sache, die bei alle dem sehr sehr wichtig ist und meist vergessen wird: Nehmt euch nicht zuviel vor! Fangt klein an und steigert euch. Es gibt mit Sicherheit eine Unmenge an Dingen, die ihr an euch verbessern wollt - verzettelt euch dabei nicht. Macht eine Liste (oder Mind-Map, oder was auch immer), in der ihr all die Punkte aufnehmt, die auch an euch stören und die andere besser machen. Und dann fangt an einem Punkt an und versucht, für diesen eine Verbesserung herbeizuführen.

Eine Verbesserung muss nicht sofort die Lösung aller Probleme darstellen, sondern ein kleiner Schritt in die richtige Richtung.

Ein kleiner Schritt in die richtige Richtung, der aber tatsächlich gemacht und nicht nur versprochen wird, ist mehr Wert, als 100 Versprechungen, die nicht gehalten werden (können).

Auf diese Weise kann man sich iterativ, also in stetigen Wiederholungen und Verbesserungen, langsam an des Übels’ Wurzel heran arbeiten.

Literatur - weiterführend oder weitführend?

Ich möchte an dieser Stelle natürlich nicht all die Seminar und Bücher verteufeln, die es gibt! Diese sind nützlich und sinnvoll für neue Ideen und Anregungen oder auch den Austausch mit anderen. Es sind aber nicht die Allheilmittel und sicherlich in vielen Belangen auch unbrauchbar. Bücher sind gut, um Anregungen zu bekommen oder zu sehen (und zu er-lesen), wie andere Menschen mit Problemen umgehen. Schlussendlich werden aber auch dort nur Beispiele und Möglichkeiten aufgezeigt. Vieles davon wird in dieser Form nicht umsetzbar sein, einfach weil das individuelle Umfeld ein anderes ist. Dies gilt es zu erkennen und entsprechend zu bewerten. Folgende Bücher kann ich allerdings empfehlen, weil ich sie persönlich sehr gut finde und sehr viele Ideen darin gut umsetzbar sind:

Wie in jedem Bereich gibt es auch hier eine Myriade von Büchern, die alle möglichen Dinge beleuchten. Die wirklich guten Bücher zeichnen sich allerdings dadurch aus, dass dort Prinzipien vermittelt werden. Konzepte, die immer wieder funktionieren, einfach weil Sie universell sind. Bücher, deren Inhalt sich an einem Hype orientiert, sind überflüssig. Dort werden Ratschläge mitgegeben und aufgeführt, die nur eine kurze Halbwertszeit haben.

Bücher die universelle Prinzipien und immerwährende Konzepte und Strategien vermitteln, sind eine Investition in die persönliche Entwicklung.

In der Software-Entwicklung kommt es immer wieder zur Anschuldigung, die verwendeten Prozesse wären schwergewichtigt und zäh - eine Anschuldigung die zum guten Teil richtig ist.Viele Teams verkomplizieren sich die Arbeit massiv, indem Dokumentationen erstellt werden, Meetings anberaumt werden, Entscheidungsträger definiert werden - nur “geschafft” wird wenig.

Um aus dieser Falle zu gelangen, kann Pragmatik helfen. Die schlichte Fragestellung: “Wie kann ich mein Problem am einfachsten lösen?” verhilft hierbei zur Lösung. Es geht bei einfach pragmatischem Vorgehen nicht darum, möglichst elegante Lösungsszenarien zu entwerfen oder komplexe Patterns anzuwenden - sondern einfach nur das Problem zu lösen.

Ein pragmatisches Vorgehen ist gerade im Projektgeschäft außerordentlich hilfreich, da es zumeist positiv von den Kunden aufgenommen wird, wenn man sich nicht verkünstelt, sondern schlicht das Problem auf den Punkt bringt und dazu eine Lösung anbietet.

Andererseits ist pragmatisches Vorgehen aber auch eine Gefahr! Durch die “Möglichkeit”, Änderungen schnell umzusetzen und evtl. die erste (aber nicht unbedingt beste Lösung) zu verwenden, können schnell Kurzschlußhandlungen entstehen, die einem im späteren Projektverlauf massiv das Leben schwer machen oder aber wieder Änderungen nach sich ziehen.

Den Spagat zwischen Pragmatik einerseits und der Vermeidung von Schnellschüssen andererseits stellt die “konsequente Umsetzung” dar.

Was ist darunter zu verstehen?

Ganz einfach - tritt ein Problem auf, wird pragmatisch analysiert, wie das Problem gelöst werden kann. Die gefundene Lösung wird dann aber konsequent auf ihre Tragfähigkeit analysiert. Dabei müssen alle relevanten Aspekte mit einbezogen werden (funktional wie auch nicht-funktional). Nur durch eine solche Vorgehensweise kann sichergestellt werden, dass die bestehenden Probleme einerseits gelöst werden, andererseits aber eine “Zukunftssicherung” mit einfließt.

Auf Prozessthemen angewendet bedeutet dies, dass im Rahmen einer pragmatischen Lösungsfindung die Entscheidung getroffen werden kann, eine zusätzliche Entscheidungsinstanz einzuführen. Konsequenterweise bedeutet dies aber auch Zeitaufwand, der mit eingeplant werden muss. Dabei bedeutet Planung in diesem Fall auch, dass es nicht nur eine Kostenstelle gibt, sondern im Zeitplan tatsächlich eingetragen werden muss.

Diese Konsequenz in der Umsetzung ist gerade zu Anfang, oder aber in eingeschliffenen Teams, außerordentlich schwierig. Da dort überwiegend gelebte Prozesse vorhanden sind, ist die Umsetzung natürlich ein Problem, da es hier um Veränderung bestehenden Verhaltens geht. Diese Veränderung kann nur durch stete Kontrolle und Erinnerung (nicht aber Ermahnung) einhergehen.

Insgesamt löst “konsequente Pragmatik” diverse Probleme, die vielen schwergewichtigen Prozessen zugeschrieben werden. Im Kern kommt es, wie immer, darauf an, dass kein Thema überbewertet wird, aber auch nicht vernachlässigt wird. Eine pragmatische Lösungsfindung, aber konsequente Umsetzung kann auch die Verwendung von schwergewichtigen Prozessen vereinfachen.

P.S.: Was ich natürlich nicht erwähnt habe, wenngleich es mindestens den gleichen Stellenwert hat, ist die Seite der “Betroffenen”. Diese sind verständlicherweise auch gehalten, Prozesse zu leben und dies wechselseitig zu forcieren - sprich genau das Verhalten auch von Kollegen einzufordern. Verwendet man keine konsequente wechselseitige “Ermahnung”, verwässern die Strukturen. Andererseits: Wenn Prozesse und damit möglicherweise einhergehende Verbesserungen nicht von allen Beteiligten gewollt werden, kann man sich natürlich wunderbar die Zähne daran ausbeißen, diese einzuführen/umzusetzen

Scott Young stellt in seinem Weblog eine Strategie vor, mit der er mehr Dinge in weniger Zeit schafft.

Dabei verfolgt er mit drei verschiedenen Ansätzen das gleiche Ziel: höhere Produktivität sicherzustellen. Wie kann das erreicht werden?

Nach seinen Ausführungen, geht das wie folgt:

• Die Zeit, die eine Tätigkeit benötigt, minimieren
• Tätigkeiten aus dem Tagesprogramm entfernen, die von anderen besser erledigt werden können oder einfach nicht wichtig sind
• Neue Tätigkeiten aufnehmen, sodass andere hinten runterfallen (müssen)

Die Idee ist eigentlich ziemlich interessant, wenngleich sich die meisten vermutlich etwas schwer mit der Umsetzung tun werden. Aber vorher möchte ich die Ideen nochmal kurz durchsprechen:

Durchführungszeit minimieren

Wie kann man die Zeit reduzieren, die für eine Tätigkeit benötigt wird? Das kann auf verschiedene Weise erfolgen. Man kann

• den Umfang der Tätigkeit reduzieren - muss man jemanden erst anrufen und im Nachhinein den Inhalt nochmal per eMail bestätigen oder reicht die eMail nicht einfach aus? Muss eine Präsentation tatsächlich noch überarbeitet werden, um “fancy” zu sein oder geht es nicht vielmehr um den Redner und dessen Inhalt?
• die Arbeit schneller erledigen - kenne ich die Shortcuts der Anwendung? Kann ich Arbeitsschritte automatisieren (z.B. mit AutoHotKey)? Kann ich Vorlagen nutzen?

Das ganze ist eine Umstellung in der Denkweise, indem ich nicht einfach meine Arbeit mache, sondern aktiv versuche, die Arbeit bei gleicher Qualität schneller zu erledigen. Zu einigen Möglichkeiten werde ich noch separat etwas schreiben, bzw. eine Linkliste erstellen.

Ansonsten kann man auch einfach Überlegen, ob nicht externe Faktoren einen in der Arbeit beschränken? So kann beispielsweise ein zweiter Monitor sehr viel mehr bewirken, da man einfach mehr auf dem Bildschirm sieht, als jede Automation. Auch ein größerer Monitor kann helfen, wenn man viel “scannen” muss, da die Zeit für das Scrolling wegfällt. Und zu guter letzt gehört schnellere Hardware mit in den Plan. Wenn man untätig auf das Starten von Programmen warten muss und in der Zeit nichts anderes machen kann, könnte mehr Speicher oder ein anderer Arbeitsplatz ebenfalls die Produktivität steigern. Und die Kosten, die das dem Arbeitgeber verursachen sind evtl. gar nicht von Relevanz, da die PC Mietkosten sowieso anfallen oder das Gerät bereits abgeschrieben ist.

Überflüssige Tätigkeiten entfernen

Wer träumt nicht in der Gegend rum oder liest Nachrichten? Sicherlich einige! Aber wißt ihr auch, wieviel Zeit dafür drauf geht? Gerade das Tagträumen kann unglaublich viel Zeit kosten. Ich plädiere nicht dafür, Tagträume komplett zu streichen, allerdings sollte man die Zeit bewußt einplanen, um nachher kein schlechtes Gewissen zu bekommen.

Neue Tätigkeiten einfach mitmachen

Wie soll das gehen, werdet ihr fragen? Ganz einfach - entweder, die Tätigkeiten können noch miterledigt werden oder eben nicht. Können sie mitgemacht werden, habt ihr die Produktivität gesteigert! Geht es nicht, müsst ihr gucken, welche Tätigkeiten weniger wichtig sind. Diese müssen dann entweder fallen gelassen werden, oder jemand anders erledigt sie.

Das Ziel der ganzen Übung ist, diejenigen Tätigkeiten zu finden, die nur ihr erledigen könnt bzw. für die ihr am besten geeignet seid. Nur mit solchen Tätigkeiten könnt ihr euer Profil schärfen und eure Produktivität maximieren - und maximale Produktivität bedeutet nicht, nur noch zu arbeiten, sondern die Zeit bestmöglich zu nutzen! Entweder zum Wohle einer Firma oder um euch selbst willen!

Fazit

Es ist nicht einfach, seine Produktivität zu steigern, aber es gibt ein paar Möglichkeiten. Schlussendlich läuft alles auf Verdrängung heraus: unwichtiges wird verdrängt, überflüssiges fällt hinten runter oder wird von anderen erledigt.

Das Ziel ist immer, diejenigen Aufgaben zu finden, die man am besten erledigen kann und sich auf diese zu fokussieren. Damit ereicht man einen maximalen ROI (=Retun On Investment). Und investierte Zeit sollte sich auch auszahlen - auf die eine oder andere Art und Weise

Zusammenfassung: Jeder hat Methoden, die täglichen Aufgaben zu bewältigen - sei es eMails, Telefonanrufe, Bankgeschäfte. Was wir meistens nicht tun, ist diese Prozesse und Verfahren in regelmässigen Abständen zu betrachten und zu überlegen, wie diese vereinfacht werden können. Die meisten Prozesse sind verkünstelt, vieles lässt sich vereinfachen - mit dem Ziel, höhere Produktivität und mehr Spass dabei zu haben.

Wie sieht das übliche Vorgehen aus? - wir werden mit Anforderungen konfrontiert und wollen diesen gerecht werden. Das können so unterschiedliche Dinge sein, wie

• eMails zeitnah beantworten
• Anfragen “sofort” bearbeiten
• Projekte pünktlich und in hoher Qualität fertig stellen
• Bankgeschäfte pünktlich erledigen
• etc.

Das Problem dabei ist, dass wir uns Prozesse überlegen, wie wir überhaupt mit den Problemen umgehen können. Aber denken wir auch daran, wie wir diese vereinfachen - streamlinen - können? Die wenigsten tun dies vermutlich und dieses Potenzial liegt dann brach.

Was können wir tun? - Einfach überlegen, wie wir bisher arbeiten und was uns daran stört!

• Füllen wir Ãœberweisungen per Hand aus oder verwenden wir Online-Formulare oder benutzen gar Einzugsermächtigungen
• Verwenden wir Werkzeuge (offline wie online :)) effizient, oder hakt es in der Verwendung
• Liefern wir die Qualität, die wir uns selber wünschen würden, oder warum schaffen wir es nicht?

All diese Fragen führen uns weg von dem Vorgehen, wie wir es gewöhnt sind, wie wir es uns erarbeitet haben und zeigen mit erhobenem Zeigefinger auf Stellen, die vielleicht nicht rund laufen und deshalb verbessert werden könnten. Aber da Veränderung und Verbesserung nichts schlechtes ist, können wir uns darüber freuen. Haben wir Problempunkte gefunden, können wir diese aktiv angehen - ohne deren Kenntnis ist das erheblich schwieriger.

Wie finden wir Verbesserungen? - Ein schwieriger, aber eigentlich auch spannender Punkt! Um Prozesse zu verbessern kann man mehrere Möglichkeiten ausprobieren. Die Entscheidung, welche Variante einem persönlich am Besten gefällt, am Besten liegt, muss jeder selber treffen:

• MindMapping/Brainstorming - das Problem wird in die Mitte gestellt und darum herum schreibt man Ideen auf, ohne sie zu bewerten. Hat man keine Ideen mehr, sortiert man durch die gefundenen und überlegt sich, was praktikabel umsetzbar ist
• Analogien - das Problem wird abstrahiert und man sucht Lösungen aus anderen Bereichen. Warum das Rad neu erfinden, wenn es bereits Lösungen gibt? Diese sind vielleicht nicht optimal, funktionieren aber und müssen vielleicht nur geringfügig angepasst werden!
• Gespräche - glücklicherweise haben wir Freunde, Bekannte, Kollegen! Vielfach hilft ein kurzes Gespräch, eine Lösung zu finden, die einem selber alleine nicht eingefallen wäre
• Fragen - Eine mächtige Waffe! Wenn man einen Prozess hinterfragt - Warum muss etwas so geschehen, Wieso kann es nicht anders laufen, Muss dieser Schritt gemacht werden, Kann jenes nicht später erledigt werden - prüft man seine Notwendigkeit auf eine ungeahnt fruchtbare Art und Weise. Man lernt mehr über den Sinn und Zweck und findet oftmals ein Hintertürchen, um doch Veränderungen einzuführen

Hat man etwas gefunden, was einem vermutlichen helfen wird, kommt es nur noch darauf an, sich bewußt dafür zu entscheiden, diese Lösung anzunehmen und umzusetzen. Durch die eigene, bewußte Entscheidung wird es erheblich einfacher, das auch stringend zu halten.

Also: Viel Spass beim Vereinfachen von Allem Komplizierten!

Bitte schreibt auch Eure Meinung zu dem Thema, ich habe vermutlich noch hunderte gute Ideen nicht aufgeführt!

Hier schreibt Vishal P. Rao über das Zeitmanagement. Dazu sind bisher schon extrem viele Dinge veröffentlicht worden, es gibt ganze Buchlisten und Empfehlungen, wirklich helfen können aber schon simple Dinge, wie die hier beschriebenen.

Was ist einer der Hauptgründe dafür, dass man mit seiner Arbeit nicht fertig wird bzw. nicht die Qualität erreicht, die man gerne erreichen möchte? Mit Sicherheit werden Unterbrechungen nach kurzem Grübeln mit in die Liste aufgenommen werden. Insofern ist die einfachte und zugleich am schwersten umzusetzende Möglichkeit, das Problem anzugehen, Unterbrechungen zu vermeiden! Klingt einfach - ist es leider nicht.

Wie kommt es zu Unterbrechungen?
Es gibt meiner Erfahrung nach zumindest zwei Dinge, die für Unterbrechungen verantwortlich sind:

• Störungen aufgrund von fehlender Konzentration
• Störungen aufgrund von “externen Faktoren” - Telefonate, eMails, etc.

Was kann man nun machen, um diesem Herr zu werden ?

Fehlende Konzentration
Fehlende Konzentration fällt einem selbst oftmals auf, manchmal auch nicht. Grund ist meistens eine Tätigkeit, die einem relativ leicht von der Hand fällt oder aber unbequem ist. Auf jeden Fall fällt einem in jedem Augenblick richtig viel ein, was man viel besser machen könnte. Ziel der Ãœbung an diesem Problem ist es, diese Unterbrechungen aktiv zu “bekämpfen” und sich auf das Problem zurück zu konzentrieren. Im Hinterkopf sollte man dabei immer behalten, dass man - sobald einmal fertig - viel mehr Zeit hat, als vorher und sich den Sachen dann ganz und gar widmen kann und nicht nur halbherzig.

Also: Motivation und Konzentration durch “Selbstbelohnung”. Klingt vielleicht komisch, funktioniert aber

Externe Faktoren
Diese sind extrem viel schwieriger zu bekämpfen, aber auch zu handeln. Bei eMails stört ab und an Outlook (sofern man es einsetzt), indem neu einkommende eMails mit einer Benachrichtigung angezeigt werden. Was macht man, um sich davon zu befreien? Als erstes einmal, die Benachrichtigungen abschalten! Nichts ist wichtiger als die persöhnliche Konzentration und sich von eMails stören zu lassen … - ein gesunder Egoismus an dieser Stelle ist durchaus angebracht. Stattdessen besser feste Zeiten einplanen (z.B. einmal alle zwei Stunden), in denen die eMails kontrolliert werden. Dann kann man sich dem zumindest ganz und gar widmen und “hängt nicht zwischen den Stühlen”.

Das ist zwar alles kein Patentrezept - das dürfte es auch nicht geben, aber ein Anfang. Und schließlich ist gerade bei sowas der Weg das Ziel. Am Ende muss aber jeder selber den richtigen Weg für sich finden, denn persönliche Arbeitsweise ist nicht standardisierbar, sondern jeder muss selber das richtige für sich finden.

Was kennt ihr für Möglichkeiten, Zeiten effektiver zu nutzen bzw. was hilft euch, den Fokus zu behalten ?

ZenHabits hat wieder einmal einen sehr schönen Artikel zum Thema Produktivität veröffentlicht, den ich hier in aller Kürze vorstellen möchte.

Worum geht es? Um die großen und kleinen Aufgaben der täglichen Arbeit!

Die großen Aufgaben sind die, die uns weiterbringen - Projekttermine, wichtige Dinge. Die kleinen Aufgaben sind alle die, die über die Zeit anfallen - Unterbrechungen, kurze eMails, Telefonate.

Meistens organisiert man sich nach der schieren Menge der Dinge - ich habe viele Aufgaben, also versuche ich diese zu priorisieren, damit die Liste kürzer wird. Das ist eigentlich gut, hat aber allzu häufig den Nachteil, dass man die wichtigen Dinge unerledigt lässt, wohingegen die unwichtigen Dinge fertig werden.

Daher empfiehlt ZenHabits, was ich voll unterstützen kann, sich die Woche oder auch Tage erst nach den wichtigen Dingen zu ordnen. Ist dann noch Platz, können die Lücken aufgefüllt werden. Rein von der Tagesplanung her, sollte man dabei die wichtigen Dinge möglichst früh erledigen, damit man dabei nicht durch Unterbrechungen gestört wird.

Ganz fatal ist es auch, die eigene Zeit komplett zu verplanen. Es sollte immer etwas Zeit freigehalten werden, denn vollständig planbar ist das Leben glücklicherweise doch nicht

Wer organisiert seine Dateien nicht in Ordnern und gibt ihnen sinnvolle Namen mit dem Ziel, sie später wiederzufinden? - Wohl die meisten, richtig.

Über die Software tag2find gibt es jetzt eine Alternative zu diesem traditionellen Vorgehen! Die Software macht sich das NTFS Dateisystem (Windows 2000+) zu Nutze und hängt frei definierbare Tags an Dateien an.

Dazu indiziert es die Festplatte (oder Teile, je nach Konfiguration) und gibt dem Nutzer die Möglichkeit, Tags zu vergeben. Teilweise schlägt es auch selber Tags anhand des Dateinamens vor was für einen Start sehr nützlich ist.

Innerhalb der Tags kann man dann suchen. Eine interessante Idee, die sich anzuschauen sicherlich lohnt, wenn man das bisherige Verfahren leid ist und etwas neues ausprobieren möchte!

Wer kennt das Problem nicht: mal möchte “mal eben” etwas zusammenstellen und fängt darüber zu grübeln, wie man das Problem am besten darstellt.

Um diesen Geplagten etwas unter die Arme zu greifen, kann man sich unter dem Periodensystem der Visualisierung anschauen, was es so an Varianten dazu gibt.

Das System ist sicherlich nicht vollständig, aber für die meisten Dinge ist es ausreichend und auf jeden Fall eine gute Referenz